Компания "Сегмент"
Обязанности: 1. Документооборот и контроль:
- Подготовка, оформление и редактирование служебной документации (письма контрагентам, приказы, распоряжения, служебные записки) в Word и Excel.
- Формирование и ведение журналов учета (журналы допусков, инструктажей, входящей/исходящей документации).
- Оформление допусков и пропусков для сотрудников (при необходимости).
- Ведение рабочей документации, связанной с контрактами: отслеживание сроков действия, напоминание ответственным лицам о приближении контрольных дат, формирование сопутствующих документов.
- Контроль исполнения поручений и сроков выполнения задач (сбор информации у отделов, фиксация статусов).
- Систематизация документов и поддержание порядка в электронном и бумажном архиве.
- Обеспечение работы оргтехники (принтеры, сканеры) — своевременная заправка картриджей, вызов обслуживания при поломках.
2. Работа в Битрикс24:
- Работа ведется в Битрикс24 — постановка задач, контроль их выполнения, обмен документами.
- Администрирование Битрикс24: добавление новых сотрудников, настройка прав доступа, создание групп и структуры компании, наполнение разделов, техническая поддержка коллег по работе в системе.
- Контроль заполнения отчетности и задач в Битрикс24 сотрудниками отделов, напоминание о сроках.
2. Коммуникация и информационный обмен:
- Прием и распределение входящих телефонных звонков.
- Ежедневный контроль общих электронных почтовых ящиков компании: сортировка входящих писем, перенаправление их адресатам, формирование ответов на типовые запросы.
- Взаимодействие со всеми отделами: сбор заявок на расходные материалы, инструменты или документы, оперативное реагирование на запросы сотрудников.
- Передача распоряжений и информации между отделами и руководителями.
3. Хозяйственное и материальное обеспечение:
- Обеспечение офиса расходными материалами: канцелярия, бумага, хозтовары (мыло, салфетки, средства для уборки).
- Закупка продуктов для офиса: вода, чай, кофе.
- Контроль состояния офисных помещений: поддержание чистоты и порядка.
- Контроль топливных карт в личном кабинете поставщика: мониторинг баланса, заказ новых карт, блокировка утерянных, выгрузка отчетов.
4. Административная поддержка отделов:
- Помощь в подготовке документов для участия в тендерах или конкурсах (если требуется).
- Взаимодействие с почтовыми службами для отправки корреспонденции.
- Участие в организации внутренних мероприятий (поздравления коллег, планерки).
- Выполнение отдельных поручений руководителей, связанных с обеспечением текущей деятельности (поиск информации, заказ чего-либо, звонки в сторонние организации, подготовка / запрос документов).
Требования:
- Высшее или неоконченное высшее образование.
- Уверенное владение ПК: Microsoft Office (Word, Excel — умение работать с таблицами, сортировать данные), Битрикс24, интернет, электронная почта, оргтехника.
- Опыт работы с документацией (приветствуется понимание основ делопроизводства).
- Грамотная устная и письменная речь (важно для переписки с контрагентами и общения внутри компании).
- Внимательность к деталям, аккуратность, умение доводить дело до конца.
- Личные качества: ответственность, пунктуальность, вежливость, стрессоустойчивость, доброжелательность.
- Способность работать в режиме многозадачности и находить общий язык с разными людьми (от строителей до бухгалтеров).
Условия:
- График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.
- Оформление по ТК РФ (оплачиваемые отпуск и больничный, стаж).
- Стабильная заработная плата 2 раза в месяц.