Специалист по документообороту

- Реализация технологического процесса работы с документами;
- Взаимодействие с работниками смежных отделов в части согласования и подписания внутренних документов;
- Регистрация, учет и распределение исходящих документов в системе электронного документооборота;
- Осуществление контроля соблюдения требований к оформлению документов;
- Редактирование документов в соответствии с внутренними стандартами;
- Ведение учета прохождения документов;
- Осуществление справочной работы по документам общего делопроизводства;
- Обеспечение контроля исполнения документов, в т.ч по срокам;
- Проверка корректности маршрута в ЭДО;
- Организация работы по передаче документов на бумажных носителях в соответствующие структурные подразделения или архив;
- Формирование предусмотренных ежедневных отчетов.

- Организация работы приемной руководителя предприятия;
- Планирование рабочего времени и ведение личного календаря руководителя (встречи с партнерами, совещания, поездки и т.д.);
- Организация и участие в совещаниях и их протоколирование;
- Прием и распределение звонков, работа со входящей и исходящей корреспонденцией;
- Организация работы с посетителями;
- Организация командировок: бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц;
- Решение организационных и хозяйственных вопросов;
- Выполнение служебных поручений руководителя;
- Контроль исполнения решений руководителя;
- Ведение электронного и бумажного документооборота.

- Работа в системе электронного документооборота (регистрация, маршрутизация, согласование, результат обработки документа);
- Контроль соблюдения требований к оформлению документов;
- Контроль соблюдения сроков исполнения документов;
- Обработка электронной корреспонденции.

- Работа с нормативной и разрешительной документацией;
- Выполнение организационных функций по обеспечению сохранности, порядка хранения и пользования архивными документами;
- Приём, формирование, учёт, систематизация и хранение законченных делопроизводством дел (документов);
- Выдача и отправка в установленном порядке дел (документов) во временное или постоянное пользование;
- Подготовка сводной описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение;
- Заключение и сопровождение договоров на уничтожение архивных документов, актирование;
- Участие в тендерах на оказание услуг по уничтожению архивных документов;
- Составление предусмотренной отчетности.

Достижения:
- Создание архива «с нуля».
- Разработала и внедрила структурную индексацию.
- Составила сводную номенклатуру для организации и для структурных подразделений.
- Разработала справочную картотеку документов, что повысило их поиск на 30%.

- Приём и распределение телефонных звонков;
- Регистрация и распределение служебной информации;
- Учет входящей и исходящей корреспонденции;
- Систематизация и хранение документов;
- Подготовка приказов и распоряжений;
- Ведение деловой переписки.