Администратор на ресепшн

1. Планирование и организация работы отдела.
2. Взаимодействие со структурными подразделениями Правительства области.
3. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
4. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
5. Ведение аналитической работы по результатам контроля, информирование начальника Учреждения о результатах исполнения документов и исполнительской дисциплине в Учреждении.
6. Контроль работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов начальника Учреждения, по формированию дел и их сдаче на хранение.
7. Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства в Учреждении и организация их внедрения.
8. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование и развитие функциональных возможностей автоматизированных систем электронного документооборота.
9. Осуществление методического руководства по ведению делопроизводства в подразделениях Учреждения, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.
10. Выполнение функции системного технолога в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело-Предприятие» .
11. Контроль оформления командировочных документов.
12. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и информации, содержащейся в них.
13. Обеспечение работников отдела необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
14. Участие в проводимых совещаниях, касающихся вопросов организации делопроизводства, административно хозяйственной деятельности.
15. Разработка и организация проведения мероприятий по улучшению деятельности отдела.
16. Работа по заключению государственных, муниципальных контрактов и договоров, проведение их экспертизы в соответствии Федеральным законом от 05 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг для
обеспечения государственных и муниципальных нужд» .
17. Размещение информации (в части, касающейся учреждения) на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области.
18. Контроль исправности инвентаря, оборудования, находящегося на балансе.
19. Ведение учета полученного в подотчет имущества, оборудования, осуществление своевременного списания,
проведение
инвентаризации.
20. Участие в организации обеспечения учреждения всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование, осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
21. Принятие участия в разработке планов, составлении смет расходов Учреждения.
22. Организация обслуживания проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий для учреждения.
23. Выполнение служебных поручений начальника отдела, руководства Учреждения.

1. Руководство специалистами отдела, планирование и организация работы отдела.
2. Взаимодействие со структурными подразделениями Правительства области.
3. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
4. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
5. Ведение аналитической работы по результатам контроля, информирование начальника Учреждения о результатах исполнения документов и исполнительской дисциплине в Учреждении.
6. Контроль работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов начальника Учреждения, по формированию дел и их сдаче на хранение.
7. Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства в Учреждении и организация их внедрения.
8. Разработка и внедрение новые технологических процессов работы с документами, совершенствование и развитие функциональных возможностей автоматизированных систем электронного документооборота.
9. Осуществляет методическое руководство по ведению делопроизводства в подразделениях Учреждения, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
10. Контроль оформления командировочных документов.
11. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и информации, содержащейся в них.
12. Обеспечение работников отдела необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
13. Участие в проводимых совещаниях, касающихся вопросов организации делопроизводства.
14. Разработка и организация проведения мероприятий по улучшению деятельности отдела.
15. Работа по заключению государственных, муниципальных контрактов и договоров, проведение их экспертизы в соответствии Федеральным законом от 05 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг для
обеспечения государственных и муниципальных нужд».

1. Осуществление организационно-технического обеспечения деятельности начальника Учреждения.
2. Работа в системе электронного документооборота.
3. Организация работы приемной (регулирование потока посетителей, приглашение сотрудников Учреждения к начальнику по его поручению).
4. Организация проведения телефонных переговоров начальника Учреждения.
5. Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Учреждения (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации). По поручению начальника Учреждения ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
6. Прием поступающей на подпись начальнику Учреждения документации, контроль соблюдения порядка визирования документов (в соответствии с распределением обязанностей между заместителями и руководителями структурных подразделений); передача подписанной документации в структурные подразделения Учреждения.
7. Оформление командировочных документов, авансовых отчетов по результатам командировки.
8. Ведение справочной работы по документам.
9. Обеспечение сохранности служебной документации, защита от несанкционированного доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию.
10. Составление табеля учета рабочего времени.
11. Принятие участия в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства в Учреждении, разработке мероприятий по рационализации документооборота.
12. Заверение копий документов.